PROSEDUR KATALOGING (PART I)

Kataloging adalah sebuah mekanisme dalam system supply chain yang melibatkan disiplin identifikasi dan deskripsi material yang digunakan didalam operasi perusahaan sehingga dapat dialokasikan, disortir dan direview oleh pengguna dan management. Disiplin identifikasi dan deskripsi membutuhkan pengaplikasian sejumlah aturan dan prosedur yang mana harus diseragamkan dan diaplikasikan secara konsisten.

Bidang- fungsi utama dalam perusahaan yang mempunyai kepentingan pada informasi katalog antara lain :

Pengguna/user:

Menyediakan sebuah katalog yang lengkap dengan diskripsi teknis secara lengkap atas barang-barang yang tersedia (di gudang) dan yang akan digunakan sebagai dokumentasi pembelian Fasilitas ini harus cukup lengkap dan digambarkan secara teknis untuk mendukung keyakinan bahwa barang yang dibutuhkan adalah benar-benar barang yang ada dalam katalog dan sesuai kebutuhan.

Inventory Control:

Untuk memastikan bahwa barang duplikasi tidak disebutkan sebagai stok barang lain yang terpisahkan dalam inventory, dengan kata lain satu barang hanya mempunyai satu nomor stok dan satu nomor stok untuk satu barang.

Mengidentifikasi pengulangan pembelian non stok, untuk membuat biaya lebih efektif dengan membawa barang-barang tersebut ke dalam stok (bukan direct order).

Mengidentifikasi spare part (suku cadang) khusus pada peralatan yang dijadwalkan untuk diaplikasikan, sehingga suku cadang yang bersangkutan dapat juga diaplikasikan pada induk peralatannya/parent equipment.

Purchasing/Pembelian/Pengadaan:

Menyediakan diskripsi teknis secara lengkap yang digunakan sebagai dokumentasi pembelian.

Menyediakan basis/dasar dari mana pembelian akan dapat dilakukan guna menentukan calon-calon pengikut tender pembelian dan untuk membantu dengan detail penggunaan dan informasi yang akurat ketika melakukan negoisasi dengan vendor/rekanan.

Engineering:

Menyediakan informasi diskripsi tehnis untuk referensi silang dengan Engineering Bills of Material baik untuk produksi maupun tujuan pemeliharaan.

Menyediakan referensi silang antara supplai/logistik dan enginering, guna menyediakan kategori pengeluaran pada fungsi-fungsi enginering.

(Disadur dari hasil pelatihan kataloging oleh MCS)